Viestinnällä merkittävä rooli aina hankkeen suunnittelusta tulosten juurruttamiseen

Viestinnän keinoin hankkeelle luodaan sielu ja olemus: mitä, kuka ja millainen hanke on. Ilman viestintää hankkeen toimenpiteillä ei saavuteta hyötyjä, juurruttamista tai näkyvyyttä. Ilman viestintää hanketta ei ole olemassa.

Hankkeen käynnistäminen on kuin yrityksen perustaminen pienessä mittakaavassa. Työ aloitetaan usein lähes tyhjästä. Kädessä on hankesuunnitelma, jota lähdetään toteuttamaan. Digillä terveysvalmennusta -hanke käynnistyi maaliskuun lopussa 2022. Kaksi ensimmäistä kuukautta painottuivat viestinnän toteuttamiseen. Viestintään panostaminen edisti hankkeen tavoitteiden ja tulosten toteutumista niin, että yhteistyökumppanit ja sidosryhmät tulivat hankkeesta tietoiseksi mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.

Ydinviesti ja viestintäsuunnitelma

Ensimmäiseksi pohdimme hankeen ydinviestiä, hissipuhetta ja tavoitteita. Tällä haluttiin varmistaa se, että kaikki, sekä hankehenkilöstö että sidosryhmät, toimivat samojen tavoitteiden toteuttamiseksi. Työtä tehtiin viestintätyöpajoissa ja hankkeen sisäiseen viestintään perustetussa Teams-tiimissä. Kun nämä olivat selkiytyneet, laadittiin viestintäsuunnitelma. Viestintäsuunnitelman laatimisen jälkeen päästiin viestinnän toimenpiteiden toteuttamiseen.

Tärkeimmät alkuvaiheen viestinnän toimenpiteet olivat hankelogon, visuaalisen ilmeen ja nettisivujen suunnittelu ja hankkiminen. Hankelogo toimii hankkeen kasvoina. Logon tulee herättää tietynlaisia toivottuja mielikuvia hankkeesta. Diakin graafikko teki sanojen ”raskaana oleva äiti”, ”äidin ja vauvan hyvinvointi” ja ”digitaalisuus” pohjalta kolme logovaihtoehtoa, joista projektiryhmä valitsi mieluisimman. Visuaalinen ilme ja kuvitus muodostaa ensivaikutelman hankkeesta ja luo mielikuvaa hankkeesta koko hankematkan ajan. Kuvituksen tulee kuvastaa hankelogon tavoin hankkeen viestiä, tavoitteita ja vahvuuksia. Kuvituksen suunnittelu ja graafisten aineistojen taittotyö kilpailutettiin Digillä terveysvalmennusta -hankkeessa. Erilaisia hahmotelmia makusteltiin ja muokattiin niin, että lopputulos oli koko projektiryhmää miellyttävä. Tämän jälkeen painettiin graafinen aineisto, joka sisälsi mm. hanke-esitteen, julisteet ja roll-upin. Näitä materiaaleja käytetään hankkeen markkinoinnissa erilaisissa tapahtumissa.

Hankelogo

Viestintäkanavien valinta kohderyhmien mukaan

Nettisivut ovat tärkeä tiedotuskanava hankkeen kohderyhmiä ja myös laajaa yleisöä ajatellen. Nettisivuston hankinta kilpailutuksesta käyttövalmiisiin nettisivuihin vie aikaa, joten nettisivualustan hankinta kannattaa laittaa alulle yhtä aikaa visuaalisen ilmeen hankinnan kanssa. Nettisivujen rakenteen, sisältöjen ja url-osoitteen pohtiminen on mielenkiintoista, mutta vaatii ehdottomasti asiaan perehtyneen asiantuntijan asiantuntemusta. Nettisivujen url-osoitteeksi päätettiin ytimekäs ja hanketta hyvin kuvaava raskauspakkaus.fi. Nettisivuston sisältöä täydennetty ja päivitetty koko hankkeen ajan. Hankkeelle tehtiin tietosuojaseloste ja se on nähtävillä hankkeemme nettisivuilla.

Sosiaalinen media on tärkeä osa hankeviestintää. Some on tehokas keino saada näkyvyyttä ja sen avulla voidaan esitellä toimenpiteitä ja tuloksia. Someviestintä vaatii kuitenkin suunnitelmallisuutta ja pitkäjänteisyyttä. Sometyö aloitettiin viestintäasiantuntija Mirjamin tekemällä sosiaalisen median suunnitelmapohjalla. Somesuunnitelmaan listattiin mm. mitä kanavia otetaan käyttöön, minkä vuoksi ja mitä niissä viestitään. Suunnitelman pohjalta hankkeelle perustettiin Instagram- ja Facebook-tilit ja hieman myöhemmin Spotify-kanava. Hankkeelle tehtiin blogisuunnitelma ja blogikirjoituksia on julkaistu noin kerran kuukaudessa.

Viestintää on ideoitu koko hanketiimin kesken. Olemme pitäneet viestintätyöpajoja, joissa on mm. suunniteltu hanke-esittelyitä, Instagram-reelsejä ja videoita. Videoiden tekemisessä, editoinnissa ja tekstityksessä viestinnän asiantuntijoilla on ollut suuri rooli.

Tapahtumat, yhteistyö ja koulutukset

Hankkeemme koulutukset järjestetään pääosin etäyhteyksillä, mutta on tärkeää tavata kohderyhmien ja sidosryhmien kanssa myös fyysisesti. Pidimme esittelypalavereita etäyhteydellä kaikissa kuntien neuvoloissa hoitohenkilökunnalle, Oulussa, Kempeleessä, Limingassa ja Tyrnävällä. Näiden lisäksi neuvoloissa järjestettiin kesäkuussa aloitustapahtumia perheille. Ne olivat livenä paikan päällä järjestettäviä hankkeen markkinointitapahtumia. Kerroimme hankkeesta ja keräsimme tarpeita tuleviin koulutuksiin keskustellen henkilökunnan ja perheiden kanssa. Aloitustapahtumien lisäksi osallistuimme Oulun ja Limingan järjestämiin perhevalmennusmessuihin, joissa tapasimme kohderyhmiä. Neuvoloiden ammattilaisille järjestettiin myös neljä yhteiskehittämisen työpajaa. Hankkeen kaikkia sidosryhmiä tiedotettiin noin kahden viikon välein tapahtumista ja etenemisestä Uutispakkauksella. Yhteistyö ja viestintä alueen neuvoloiden kanssa jatkuu tiiviinä koko hankkeen ajan.

Olemme tehneet yhteistyötä Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen valmisteluhankkeen POPsoten, OYS raskausdiabetesdigihoitopolku-, Terveyskylä- ja Sote-digiohjaaja -hankkeiden kanssa. Perustimme Diakin digihankkeiden Minä pystyn! -kumppanuuden. Yhteistyöstä kirjoitettiin Dialogi-julkaisu ”Minä pystyn! Digihankkeiden kumppanuus on syntynyt”.

Diakin tiloissa vuosittain järjestettävä OSKE-tori on tärkeä opetuksen integroinnissa hankkeeseen. Siellä pääsimme tapaamaan opiskelijoita ja keskustelemaan mahdollisuuksista tehdä opinnäytetöitä ja harjoitteluita hankkeellemme. Hankkeelle on tulossa opiskelijatyönä kolme Diakin AMK-opinnäytetyötä, yksi Diakin YAMK-opinnäytetyö, yksi Oulun yliopiston TtM-gradu ja yksi Diakin AMK-kehittämistehtävä 4 op. Hankkeen tuotoksia ja materiaaleja voidaan hyödyntää opetuksessa ja https://www.raskauspakkaus.fi/ käytettävissä opetukseen.

Erilaiset seminaarit ja konferenssit ovat tärkeä keino hankemarkkinoinnissa ja -viestinnässä. Laitoimme posterihakemuksen ITK (Interaktiivinen teknologia koulutuksessa) -konferenssiin. ITK-konferenssi on Suomen suurin digitaalisen koulutuksen tapahtuma. Posterimme hyväksyttiin konferenssiohjelmaan ja sen suunnittelu aloitettiin heti. Pohdimme, että jos posterimme tuotetaan piirrosanimaation muotoon, saamme siitä muuallekin markkinointiin hyötyjä. Käsikirjoitimme animaation ja toimittaja tuotti haluamamme värikkään piirrostarinan videon muodossa. Videoanimaatiota on käytetty monipuolisesti markkinoinnissa nettisivuilla ja erilaisissa hanke-esittelyissä. Videon lopputuotoksesta painettiin posteri, joka esiteltiin ITK-konferenssissa lokakuussa 2022. Hankkeemme hyväksyttiin myös kevään 2023 ITK-konferenssiin Minä pystyn! -kumppanuuden hakemalla kokemuksellisella toimintasessiolla. Siinä viestintää toteutetaan interaktiivisella Thinglink-alustalla.

Hankesuunnitelman vaatimat koulutukset ja valmennukset ovat koottuna hankkeen nettisivuille. Koulutukset toimivat jo itsessään markkinointitilaisuuksina, koska kaikki teemat liittyvät hankkeen sisältöihin ja niitä käsitellään hankkeen tavoitteiden näkökulmasta. Viestinnällisiä keinoja on hyödynnetty sekä koulutusten rakentamisessa että toteuttamisessa. Tarkoitus on tuotteistaa sekä raskauspakkaus.fi-sivusto, että koulutukset. Digitaalinen ohjausosaaminen -koulutukseen suunniteltiin eMo-hahmo. Se tuotteistaa koulutuksen lämminhenkisen hahmon ympärille. Koulutuksista tehtiin mainokset hyödyntäen QR-koodeja. Kaikkia tapahtumia ja koulutuksia on markkinoitu neuvoloiden infonäytöillä, hankkeen ja kuntien nettisivuilla, sähköpostitse sekä somekanavissa.

Kilpailutukset ja hankinnat

Olemme kilpailuttaneet ja hankkineet paljon erilaisia viestintämateriaaleja. Mirjami on lähettänyt jokaisessa hankinnassa tarjouspyynnön kolmelle toimijalle ja tehnyt hankintapöytäkirjan. Hankinnat vaativat aikaa ja tarkkaa paneutumista. Seuraavassa listaus kohderyhmille tehdyistä hankinnoista:

• Vastustuskuminauhat ja pienet hiekkaämpärit
• Kangaskassit (joissa logojen painatus)
• Kynät, lehtiöt, post-it laput ja t-paidat
• Tarrat, joissa EU-, Vipuvoimaa- ja hankelogo. Näitä tarroja voidaan liimata tuotteisiin, joihin ei logoja voi jostain syystä painattaa.
• Hankkeen kuvituskuvat ja visuaalinen ilme
• Taitto- ja painatustyöt: esite, juliste ja roll-up.
• Nettisivut
• Video-animaatio
• Posteri

Yhteenvetoa hankkeiden viestinnästä Diakissa

Diakissa on vakiintunut hankeviestinnän prosessi. Hankkeissa käytetään vakiintunutta ilmettä, joka on osa Diakin brändiä. Diakissa on käytössä yhtenäinen hankeilme painotuotteissa Diakin hallinnoimille hankkeille. Diak on toteuttanut kolme opasvideota, jotka antavat eväitä hankeviestinnän suunnitteluun. Videot ovat kaikkien nähtävissä Diakin Youtube-kanavalla. Lisäksi hankeviestinnän asiantuntijalta saa apua ja tukea hankeviestinnän ja -markkinoinnin suunnitteluun ja toteutukseen.

Ole kuulolla! Hankkeellemme on tulossa yhteinen Minä pystyn! -kumppanuuden loppuseminaari 10.5.2023. Tilaa hankkeen uutiskirje tästä!

Kirjoittajat:

Mirjami Ritola
Viestinnän asiantuntija
Diakonia-ammattikorkeakoulu

Erika Kukkonen
Projektipäällikkö
Diakonia-ammattikorkeakoulu